Estados de cuenta de la hipoteca: ¿Qué son y por cuánto tiempo debes guardarlos?

Es fácil dejar que los estados de cuenta y otros documentos de los préstamos se acumulen. Puede ser tentador tirar estos papeles a la basura, especialmente si tu hipoteca está cerca de la madurez. Pero ¿cuánto tiempo debes guardar los estados de cuenta y cuáles vale la pena conservar?

Responderemos estas preguntas y te daremos consejos sobre la mejor forma de guardar tus documentos. 

Resumen: ¿Qué es el estado de cuenta de una hipoteca?

Un estado de cuenta, que también se le puede llamar estado de facturación, es un documento que viene del prestamista y que incluye información del estado de su préstamo. Muchos prestamistas emiten estados de cuenta de la hipoteca una vez al mes, pero generalmente tienes acceso en línea en cualquier momento.

Parte de la información que posiblemente verás en un estado de cuenta de la hipoteca incluye:

El resumen del pago mensual: El resumen del pago mensual te dice el pago total que debes hacer cada mes. Generalmente incluye la cantidad a pagar de tu principal, los intereses a pagar y cualquier impuesto o seguro que pagues a una cuenta de depósito. Generalmente en esta sección también se incluyen los saldos vencidos y las penalidades por mora. Puede ser útil obtener otro estado de cuenta de la hipoteca para ver tu resumen actualizado si haces un pago adicional a tu préstamo.

Información del préstamo: La sección de información del préstamo te dice la información más importante de la cuenta de tu hipoteca. Esta sección puede incluir cosas como tu número de cuenta, la dirección de tu propiedad y tu tasa de interés actual. Está pendiente de tu tasa de interés y de las tasas actuales del mercado: si las tasas del mercado disminuyen, podrías ahorrar dinero refinanciando tu hipoteca.

Los pagos del año a la fecha: Esta sección te dice cuánto dinero has pagado del saldo de principal y en intereses en ese año hasta el momento. Esta información puede ser especialmente relevante si tienes una oficina en casa o si reclamas cualquier deducción de los impuestos sobre ingresos relacionados con la casa.

Actividad de transacciones: La actividad de transacciones te da una mirada más completa de cómo reducir lo que debes con el tiempo. Esto te puede ayudar a entender mejor el proceso de amortización y ver cómo hacer un pago adicional puede beneficiarte.

Información de servicio al cliente: La mayoría de los estados de cuenta de la hipoteca también incluyen una sección con servicio al cliente y contacto. Usa esta sección para comunicarte con tu prestamista si algo en el préstamo no se ve bien.

Dependiendo de tu prestamista hipotecario, tus estados de cuenta podrían tener todas estas secciones, solo algunas de ellas o más secciones.

También recibirás una Estimación del préstamo y una declaración de cierre. Estos documentos muestran los detalles de tu préstamo y mantienen a tu prestamista responsable desde el momento en que haces la solicitud del préstamo hasta el cierre. Posiblemente hasta podrías recibir una copia de tu título y un pagaré después del cierre. Si no, te recomendamos que te comuniques con la oficina de escrituras de tu condado para obtener la copia. Todos estos son documentos importantes que todo propietario de vivienda debe conservar.

Cuando haces reparaciones o adiciones a tu casa, también debes conservar registros detallaos del costo y el material. Las garantías, los recibos y los registros de ventas todos ayudan a llevar un registro de cualquier trabajo que hayas hecho en tu casa. Estos documentos pueden ser importantes si decides refinanciar tu préstamo en el futuro.

¿Cuáles son los documentos de la hipoteca más importantes que debes guardar?

Veamos algunos de los documentos más importantes que debes conservar. 

La escritura

El gobierno de los Estados Unidos recomienda que guardes tu escritura por el tiempo que seas propietario de la casa. Sin embargo, la mayoría de las municipalidades ahora tienen registros de propiedad en línea con escrituras virtuales y base de datos de registros de propiedad. Aun así, lo mejor es que guardes una copia de tu escritura para tener un método rápido de demostrar que eres el propietario. La escritura te la da el condado.

Escritura de fideicomiso y pagaré

Tu escritura de fideicomiso y pagaré son acuerdos de los términos de tu préstamo. Es posible que quieras consultar estos documentos más adelante, así que no los tires. Estos te los da el administrador de la hipoteca.

Contrato de compraventa y declaraciones del vendedor

El contrato de compraventa y las declaraciones del vendedor incluyen información de la condición de tu casa. Puede que tengas un caso contra el vendedor si ocurre un problema en tu casa después de comprar la propiedad y el vendedor no lo incluyó en el contrato o la declaración.

Las facturas de reparaciones de la vivienda pueden sumar miles de dólares, por lo que es muy importante conservar estos documentos. Son parte del proceso de compra de la casa y tú y el vendedor deberían recibir una copia.

Informe de inspección de la vivienda

El informe de inspección de la vivienda incluye información sobre la condición de tu casa. Puede incluir información sobre cosas como la edad del techo o la condición del sistema de calefacción. Este informe puede darte información valiosa de las necesidades de mantenimiento de la casa. Recibirás una copia del inspector.

Garantía del vendedor

Si la tienes, la garantía que cubre al propietario por desperfectos en la vivienda incluirá información de qué partes de tu casa están protegidas. Mantén una copia de tu garantía a la mano para que puedas ver rápidamente qué está cubierto por tu póliza válida y qué no. La compañía de la garantía que cubre al propietario por desperfectos en la vivienda puede darte una copia de tu contrato.

¿Por qué debes conservar los documentos de tu hipoteca?

Hay algunos motivos para conservar la documentación de la hipoteca. Veamos algunos de ellos ahora.

Documentación para auditorías

Comprar una casa y pagar el total de la hipoteca puede tener implicaciones fiscales. Querrás tener tus documentos accesibles para mostrarle al IRS si declaras tus impuestos federales y recibes una auditoría. Es posible que el IRS te pida que presentes una prueba por escrito de todas las deducciones, ingresos o créditos hasta por 3 años después de que presentes tu declaración de impuestos.

Recuerda que no hay plazos de prescripción para las auditorías si no presentas una declaración de impuestos en un año dado. Si omitiste una fecha de pago de impuestos por cualquier motivo, conserva los documentos del préstamo y la propiedad indefinidamente.

Cómo calcular el impuesto sobre ganancias de capital

Es posible que seas responsable del impuesto sobre ganancias de capital si vendes tu casa. Este es dinero que pagas cuando vendes un activo por más de la cantidad por la que lo compraste. Puedes agregar el costo de cualquier mejora que hagas a la casa al precio de compra original de la propiedad. Esto aumenta la cantidad que “pagaste” por tu casa y también reduce la diferencia entre tu precio de compra y el precio de venta. Esto disminuye tu responsabilidad del impuesto sobre ganancias de capital.

Conserva los documentos de todas las reparaciones, adiciones o renovaciones que hagas a tu casa para ayudar a calcular lo que debes por el impuesto sobre ganancias de capital. Esta documentación también puede ser útil si alguna vez te auditan.

Programación del mantenimiento

Una inspección es un informe que te dice sobre la condición de tu casa. Puedes usar estos documentos para programar el mantenimiento y predecir cuando algo necesitará reemplazo. Por ejemplo, se recomienda dedicar más tiempo al mantenimiento del techo si compras una casa y la inspección revela que el techo se está desarmando.

Asegúrate de que tus pagos sean precisos

Los estados de cuenta mensuales de la hipoteca dicen cuánto debes del préstamo y cuánto has pagado. Compara tus estados de cuenta unos con otros y asegúrate de que todos tus pagos sean precisos.

Esto es especialmente importante si quieres hacer un pago adicional en tu préstamo. Algunos prestamistas podrían aplicar un pago adicional al saldo del siguiente mes en lugar de directamente al principal. Llevar un registro de tus estados de cuenta te permitirá detectar este error rápido antes de que se acumulen más intereses.

¿Por cuánto tiempo debes guardar los estados de cuenta de tu hipoteca?

La cantidad de tiempo que deberías conservar los documentos de la hipoteca dependen del artículo.

Los estados de cuenta mensuales son los que puedes guardar la menor cantidad de tiempo. Como la información en estos estados de cuenta se vuelve obsoleta rápidamente, no necesitar guardarlos por mucho tiempo.

La mayoría de los propietarios de vivienda suelen guardar sus estados de cuenta por unos 3 años. Aunque tu prestamista tendrá copias de tus estados de facturación mensuales, es buena idea tener los físicos a la mano. Guárdalos por más tiempo si notas un error en uno de tus estados de cuenta. Los clientes de Rocket Mortgage® pueden acceder a sus estados de cuenta en línea.

Conserva la declaración de cierre, la escritura y el pagaré por el tiempo que tengas el préstamo hipotecario. Estos documentos te dicen información importante sobre tu préstamo y tu propiedad; posiblemente quieras consultarlos más adelante. Si realmente quieres deshacerte de tu copia personal de la escritura, asegúrate de tener un documento etiquetado “liberación” o “certificado de satisfacción”. Esto puedes verificarlo con la compañía de seguro del título.

Hay algunos documentos que debes conservar indefinidamente. Guarda el contrato de compraventa, registros de cualquier renovación que hagas y el informe de inspección de la casa. Estos contienen información importante de la condición de la propiedad y pueden ser muy valiosos cuando vendas la casa o le hagas mantenimiento. Guarda la garantía hasta que venza.

Preguntas frecuentes de los estados de cuenta de la hipoteca

¿Cuánto tiempo debo guardar los estados de cuenta del seguro?

Guarda los estados de cuenta del seguro de la vivienda y la información de la cuenta hasta que cambies a otra póliza. Y quizás quieras guardarlos por más tiempo por motivos fiscales o de contabilidad.

¿Cuánto tiempo debo guardar los documentos de un refinanciamiento?

Al igual que los estados de cuenta del pago de la hipoteca, debes conservar toda la documentación del refinanciamiento por lo menos 3 años. Aunque algunos profesionales recomiendan guardarla por lo menos 10 años.

Es posible que tengas que consultar los documentos del refinanciamiento en caso de que haya algún error en tus estados de cuenta futuros o si ves un cambio repentino en tu tasa de interés o en la cantidad del pago.

¿Cuánto tiempo debo guardar los registros de los impuestos sobre la propiedad?

Para registros fiscales, debes conservarlos por lo menos 3 años después de vender la propiedad. Si sigues siendo el propietario, debes conservar los estados de cuenta de los impuestos sobre la propiedad y guardarlos en un lugar seguro.

¿Cuál es la mejor manera de guardar la documentación de la hipoteca?

En esta era digital, podrías tener la tentación de subir todo a tu servicio de intercambio de archivos en línea o a la nube y olvidarte de ello. Lamentablemente estos servicios no son completamente seguros. Un hackeo o una vulneración de los datos podría hacer que perdieras tu información.

Si mantienes registros en línea, mantén también una copia física de todos tus mensajes o documentos importantes en un armario con llave resistente al fuego en tu casa. Dile a cualquier persona que esté en tu préstamo dónde están tus documentos y cómo acceder a ellos.

Conclusión

Las hipotecas vienen con muchos documentos. Muchos de ellos son útiles para motivos fiscales, de contabilidad y de mantenimiento, así que consérvalos. Guarda una copia de cada uno de los estados de cuenta de tu hipoteca por unos años para asegurarte de que todos tus pagos sean precisos y hayan sido aplicados. Guarda una copia personal de tu escritura, el pagaré y la declaración de cierre por el tiempo que tengas el préstamo.

También debes conservar el informe de la inspección y las declaraciones del vendedor por el tiempo que seas propietario de tu casa. Sin embargo, puedes tirar la póliza de la garantía que cubre al propietario por desperfectos en la vivienda cuando venza. Guarda tus archivos en un sistema de almacenamiento seguro en la nube y en un armario resistente al fuego en tu casa.

Si quieres más consejos sobre impuestos y contabilidad para propietarios de vivienda, lee sobre las deducciones fiscales habituales para las que podrías calificar este año cuando hagas tu declaración de impuestos.